Retningslinjer for utgiftsrefusjon

Retningslinjer for utgiftsrefusjon i Norbrygg

Vedtatt: Styremøte Norbrygg, 29.06.2016
Sist oppdatert: 29.06.2016

Følgende retningslinjer for utgiftsrefusjon i forbindelse med reiser gjelder for frivillige i Norbrygg. Det benyttes egne skjemaer for utgiftsrefusjon og kjøregodtgjørelse.

Refusjon av reiseutgifter kan gis til:

  • Styremedlemmer
  • landsmøterepresentanter/medlemmer av fylkesstyret
  • Komitémedlemmer
  • Dommere
  • Frivillige i forbindelse med et arrangement

Alle utlegg skal godkjennes av budsjettansvarlig i forkant, og forutsetter at det aktuelle arrangementet har budsjettrammer for slike utgifter.

Billigste mulige alternativ skal benyttes ved reise i forbindelse med Norbrygg-arrangementer.

Hvis ikke kravene som fremkommer i veiledning blir innfridd, kan reiseregningen bli returnert og refunderes ikke før alle krav er oppfylt. Ved fravær fra møte, samling, stevne osv. må legeattest fremlegges for å få refusjon for transport og overnattingskostnader. I motsatt fall må den enkelte selv forestå kostnadene.

Krav til utfylling av refusjon-skjema:

Se denne siden for detaljer: http://norbrygg.no/utgiftsrefusjon/

Frist for innsending:

Det sendes inn en reiseregning for hver tjenestereise snarest etter endt reise og senest innen utgangen av påfølgende måned. Reiseregninger som innkommer etter dette, er foreldet og kan avvises.

Reiseoppgjør:

Med mindre noe annet er oppgitt er den reisende selv ansvarlig for å bestille fly/hotell o.l. Reiser for foreningens regning skal i prinsippet belastes etter rimeligste reisemåte.

Reiser foretatt uten forhåndssamtykke blir først å regne som tjenestereiser når den som er bemyndiget til å gi samtykke, har godkjent reiseregningen.

Myndighet:

Den som har myndighet til å beordre tjenestereiser er styrets leder, nestleder eller personen som er ansvarlig for prosjektets eller arrangementets budsjett.

Fly/tog o.a.:

Skal bestilles i god tid slik at kostnadene blir lavest mulige. Det skal bestilles økonomibilletter så lenge dette er mulig. Originale billetter vedlegges reiseregningen – kopi når det er benyttet elektronisk billett.

Taxi:

Bruk av taxi skal begrenses til et minimum.

Personbil:

Bruk av personbil dekkes per kjørt kilometer, samt faktiske kostnader for ferge, bompenger og parkering. Norbrygg bruker statens satser for kjøregodtgjørelse.

Diett og bespisning:

Norbrygg dekker ikke diet. Individuelle matutgifter fra restauranter dekkes kun i forbindelse med arrangementer som innebærer krav om overnatting. Dette skal da være avklart på forhånd.

Servering til møtedeltakere, frivillige, eller tilsvarende skal ordnes felles av arrangøren av samlingen/møtet/arrangementet.

Det er kun mat, og eventuell drikke til maten som dekkes. Generelt så begrenses det til to drikke-enheter per person per måltid (gjelder ikke frokost). Egne øl/barregninger dekkes ikke av Norbrygg.

Overnatting:

Er det behov for overnatting i forbindelse Norbrygg-arrangement eller samlinger dekkes rimeligste tilgjengelige alternativ. Norbrygg dekker ikke overnatting for parter/reisefølge.

Er det organisert felles-bestilling av hotell i forbindelse med et arrangement skal dette alternativet benyttes.

Forskudd:

Det er ikke mulighet for forskudd på reisepenger. Samtlige reiser dekkes mot kvittering og utfylt refusjonsskjema i etterkant.

Telefon:

Eventuell telefondekning skal godkjennes av budsjettansvarlig for det gjeldende prosjektet/.

Tapt lønn:

Norbrygg dekker ikke tapt arbeidsfortjeneste.