Retningslinjer for utgiftsrefusjon i Norbrygg
Vedtatt: Styremøte Norbrygg, 29.06.2016
Sist oppdatert: 29.06.2016
Følgende retningslinjer for utgiftsrefusjon i forbindelse med reiser gjelder for frivillige i Norbrygg. Det benyttes egne skjemaer for utgiftsrefusjon og kjøregodtgjørelse.
Refusjon av reiseutgifter kan gis til:
- Styremedlemmer
- landsmøterepresentanter/medlemmer av fylkesstyret
- Komitémedlemmer
- Dommere
- Frivillige i forbindelse med et arrangement
Alle utlegg skal godkjennes av budsjettansvarlig i forkant, og forutsetter at det aktuelle arrangementet har budsjettrammer for slike utgifter.
Billigste mulige alternativ skal benyttes ved reise i forbindelse med Norbrygg-arrangementer.
Hvis ikke kravene som fremkommer i veiledning blir innfridd, kan reiseregningen bli returnert og refunderes ikke før alle krav er oppfylt. Ved fravær fra møte, samling, stevne osv. må legeattest fremlegges for å få refusjon for transport og overnattingskostnader. I motsatt fall må den enkelte selv forestå kostnadene.
Krav til utfylling av refusjon-skjema:
Se denne siden for detaljer: http://norbrygg.no/utgiftsrefusjon/
Frist for innsending:
Det sendes inn en reiseregning for hver tjenestereise snarest etter endt reise og senest innen utgangen av påfølgende måned. Reiseregninger som innkommer etter dette, er foreldet og kan avvises.
Reiseoppgjør:
Med mindre noe annet er oppgitt er den reisende selv ansvarlig for å bestille fly/hotell o.l. Reiser for foreningens regning skal i prinsippet belastes etter rimeligste reisemåte.
Reiser foretatt uten forhåndssamtykke blir først å regne som tjenestereiser når den som er bemyndiget til å gi samtykke, har godkjent reiseregningen.
Myndighet:
Den som har myndighet til å beordre tjenestereiser er styrets leder, nestleder eller personen som er ansvarlig for prosjektets eller arrangementets budsjett.
Fly/tog o.a.:
Skal bestilles i god tid slik at kostnadene blir lavest mulige. Det skal bestilles økonomibilletter så lenge dette er mulig. Originale billetter vedlegges reiseregningen – kopi når det er benyttet elektronisk billett.
Taxi:
Bruk av taxi skal begrenses til et minimum.
Personbil:
Bruk av personbil dekkes per kjørt kilometer, samt faktiske kostnader for ferge, bompenger og parkering. Norbrygg satsene for skattefri kjøregodtgjørelse.
Diett og bespisning:
Norbrygg dekker ikke diet. Individuelle matutgifter fra restauranter dekkes kun i forbindelse med arrangementer som innebærer krav om overnatting. Dette skal da være avklart på forhånd.
Servering til møtedeltakere, frivillige, eller tilsvarende skal ordnes felles av arrangøren av samlingen/møtet/arrangementet.
Det er kun mat, og eventuell drikke til maten som dekkes. Generelt så begrenses det til to drikke-enheter per person per måltid (gjelder ikke frokost). Egne øl/barregninger dekkes ikke av Norbrygg.
Overnatting:
Er det behov for overnatting i forbindelse Norbrygg-arrangement eller samlinger dekkes rimeligste tilgjengelige alternativ. Norbrygg dekker ikke overnatting for parter/reisefølge.
Er det organisert felles-bestilling av hotell i forbindelse med et arrangement skal dette alternativet benyttes.
Forskudd:
Det er ikke mulighet for forskudd på reisepenger. Samtlige reiser dekkes mot kvittering og utfylt refusjonsskjema i etterkant.
Telefon:
Eventuell telefondekning skal godkjennes av budsjettansvarlig for det gjeldende prosjektet/.
Tapt lønn:
Norbrygg dekker ikke tapt arbeidsfortjeneste.