Utgiftsrefusjon
Denne siden omhandler utgiftsrefusjon for frivillige i Norbrygg som har utlegg i forbindelse med arrangement eller reise i Norbrygg-sammenheng.
Norbrygg bruker følgende skjema for refusjon av utlegg:
Refusjon av kjøregodtgjørelse og utlegg føres begge i samme skjema. Det er kun hvis du skal ha refundert kjøregodtgjørelse du trenger å oppgi personnummer.
Hvis du er i tvil om du kan få refundert kostnadene til en aktivitet/reise, så sjekk med fylkesstyreleder eller sentralstyret før du pådrar deg noen kostnader. Generelt skal pengebruk godkjennes på forhånd, med mindre annet er avtalt. Retningslinjer for utgifts-refusjon i Norbrygg finnes her.
Alle utgifter skal ha bilag, som regel i form av kvittering. Unntaket er for kjøregodtgjørelse og bompenger.
Hvis du har mulighet, kan du få leverandøren til å sende en faktura til Norbrygg så slipper du å legge ut. Se mer informasjon om fakturering på Sende faktura til Norbrygg.
For utlegg som skal refunderes i forbindelse med arbeid i fylkeslag, skal dette sendes til leder i fylkesstyret for godkjenning. For utlegg knyttet til dommeraktiviteter (smakssamlinger osv.) sendes dette til domkom@norbrygg.no for godkjenning. Dommerkomitteen sender deretter dette videre til faktura@norbrygg.no. Andre utlegg og fakturaer sendes til faktura@norbrygg.no. Ledere i fylkesstyret sender sine utlegg direkte til faktura@norbrygg.no.
Sentralstyret har som mål at refusjoner og fakturaer mottatt i løpet av onsdag skal behandles og overføres til regnskapsfører som håndterer disse fredag samme uke.
Fremgang for utfylling og innsending er som følger:
- Fyll ut reiseregningsskjemaet.
- Beskriv hva utlegget gjelder, samt hvilket prosjekt- eller avdelingsnummer det skal føres på (hvis du har dette tilgjengelig)
- Pass på at all informasjon blir med. Du trenger kun å føre på personnummer dersom du skal ha refundert kjøregodtgjørelse.
- Kjørerute og antall kilometer skal noteres i skjemaet hvis dette er aktuelt.
- Norbrygg bruker statens satser for trekkfri kjøregodtgjørelse, i 2024 er det på 3,50 kr/km, pluss 1 kr/km per passasjer.
- Gjør klar alle nødvendige vedlegg.
- Alle utlegg skal dokumenteres med vedlegg. For eksempel hotellkvittering, bussbillett, etc.
- Flere bilag/kvitteringer kan godt være på samme side hvis det er plass
- Bankutskrift/betaling i nettbank er ikke gyldig som bilag. Det skal foreligge kvittering fra kjøpet.
- Samle reiseregningsskjemaet og vedleggene i én PDF-fil.
- Rekkefølgen skal være reiseregningsskjemaet først, og deretter vedleggene i den rekkefølgen de er listet opp i reiseregningsskjemaet.
- Du kan benytte gratis verktøy på nettet for å samle til én fil, f.eks. https://tools.pdf24.org/en/: Velg «Merge PDF», dra og slipp PDF-er og evt. bildefiler, sorter og klikk «Merge», deretter «Download».
- Navngi filen med hva utlegget gjelder samt ditt navn, for eksempel «Reiseregning fylkesledersamling, Navn Navnesen.pdf»
- Send inn den samlede PDF-filen
Skjema som ikke er riktig fylt ut blir ikke godkjent og sendt i retur.
Merk at reiseregning alltid skal sendes inn etter at reisen er gjennomført.
Sist oppdatert: 6. juni 2024.