Utgiftsrefusjon
Denne siden omhandler utgiftsrefusjon for frivillige i Norbrygg som har utlegg i forbindelse med arrangement eller reise i Norbrygg-sammenheng.
Norbrygg bruker følgende skjema for refusjon av utlegg:
Refusjon av kjøregodtgjørelse og utlegg føres begge i samme skjema. Det er kun hvis du skal ha refundert kjøregodtgjørelse du trenger å oppgi personnummer.
Hvis du er i tvil om du kan få refundert kostnadene til en aktivitet/reise, så sjekk med fylkesstyreleder eller sentralstyret før du pådrar deg noen kostnader. Generelt skal pengebruk godkjennes på forhånd, med mindre annet er avtalt. Retningslinjer for utgifts-refusjon i Norbrygg finnes her.
Alle utgifter skal ha bilag, som regel i form av kvittering. Unntaket er for kjøregodtgjørelse og bompenger.
Hvis du har mulighet, kan du få leverandøren til å sende en faktura til Norbrygg så slipper du å legge ut. Se mer informasjon om fakturering i Fakturainformasjon Norbrygg. Dette arket kan du også gi til leverandøren.
For utlegg som skal refunderes i forbindelse med arbeid i fylkeslag, skal dette sendes til leder i fylkesstyret for godkjenning. For utlegg knyttet til dommeraktiviteter (smakssamlinger osv.) sendes dette til domkom@norbrygg.no for godkjenning. Domkom sender deretter dette videre til faktura@norbrygg.no. Andre utlegg og fakturaer sendes til faktura@norbrygg.no. Ledere i fylkesstyret sender sine utlegg direkte til faktura@norbrygg.no.
Sentralstyret har som mål at refusjoner og fakturaer mottatt i løpet av onsdag skal behandles og overføres til regnskapsfører som håndterer disse fredag samme uke.
Fremgang for utfylling og innsending er som følger:
- Fyll ut utleggs-skjema.
- Merk hva utlegget gjelder, samt hvilket prosjekt eller avdeling det skal føres på (hvis du har dette tilgjengelig)
- Pass på at all informasjon blir med, du trenger kun å føre på personnr. hvis du skal ha refundert kjøregodtgjørelse.
- Kjørerute og antall kilometer skal noteres i skjemaet hvis dette er akutelt
- Norbrygg bruker statens satser for trekkfri kjøregodtgjørelse, i 2023 er det på 4,48 kr/km.
- Lagre refusjon-skjema som PDF-fil
- Navngi filen med hva utlegget gjelder samt ditt navn, for eksempel «Utlegg Publikums Favoritt, Jens.pdf» eller «Kjøring NM, Jens.pdf»
- Kvitteringerfestes på et A4-ark og merkes med bilagsnummer før det scannes
- Flere bilag/kvitteringer kan godt være på samme side hvis det er plass
- Navnet på bilaget skal være «Bilag 1», evt. «Bilag 1-3» hvis flere bilag festes sammen.
- Bankutskrift/betaling i nettbank er ikke gyldig som bilag. Det skal foreligge kvittering fra kjøpet.
- Bilag som foreligger digitalt (for eksempel flybilletter) lagres som/skrives til pdf, bruk da bilagsnummer som navn på filen.
- Har du ikke scanner tilgjengelig, skal en mobil-app som «scanner» dokumentet brukes («Office lens», Google docs eller lignende). Disse gir bedre resultat enn rent fotografi. Pass på at scannet er godt leselig.
- Send inn skjema og bilag
- Refusjonsskjema og bilag sendes som PDF
- Selve skjema merkes med utleggtype, navn på arrangement og ditt navn, for eksempel «Utlegg NM, Einar»
- Hvis det sendes som flere filer så merk de bilagsnummer, for eksempel «Bilag 1», eller «Bilag 2-4».
Skjema som ikke er riktig fylt ut blir ikke godkjent og sendt i retur!
Sist oppdatert: 19. mars 2023.