Utgiftsrefusjon

Utgiftsrefusjon

Denne siden omhandler utgiftsrefusjon for frivillige i Norbrygg som har utlegg i forbindelse med arrangement eller reise i Norbrygg-sammenheng.

 

Norbrygg bruker følgende skjema for refusjon av utlegg:

Refusjon av kjøregodtgjørelse og utlegg føres begge i samme skjema. Det er kun hvis du skal ha refundert kjøregodtgjørelse du trenger å oppgi personnummer.

Hvis du er i tvil om du kan få refundert kostnadene til en aktivitet/reise, så sjekk med fylkesstyreleder eller sentralstyret før du pådrar deg noen kostnader. Generelt skal pengebruk godkjennes på forhånd, med mindre annet er avtalt. Retningslinjer for utgifts-refusjon i Norbrygg finnes her.

Alle utgifter skal ha bilag, som regel i form av kvittering. Unntaket er for kjøregodtgjørelse og bompenger.

Hvis du har mulighet, kan du få leverandøren til å sende en faktura til Norbrygg så slipper du å legge ut. Se mer informasjon om fakturering i Fakturainformasjon Norbrygg. Dette arket kan du også gi til leverandøren.

For utlegg som skal refunderes i forbindelse med arbeid i fylkeslag, skal dette sendes til leder i fylkesstyret for godkjenning. Andre utlegg og fakturaer sendes til faktura@norbrygg.no. Ledere i fylkesstyret sender sine utlegg direkte til faktura@norbrygg.no.

Utbetalinger av utlegg skjer etter 1-2 uker fra refusjonsskjemaet er mottatt.

Fremgang for utfylling og innsending er som følger:

  1. Fyll ut utleggs-skjema.
    • Merk hva utlegget gjelder, samt hvilket prosjekt eller avdeling det skal føres på (hvis du har dette tilgjengelig)
    • Pass på at all informasjon blir med, du trenger kun å føre på personnr. hvis du skal ha refundert kjøregodtgjørelse.
    • Kjørerute og antall kilometer skal noteres i skjemaet hvis dette er akutelt
    • Norbrygg bruker statens satser for trekkfri kjøregodtgjørelse, i 2020 er det på 3.50 kr/km.
  2. Lagre refusjon-skjema som PDF-fil
    • Navngi filen med hva utlegget gjelder samt ditt navn, for eksempel «Utlegg Publikums Favoritt, Jens.pdf» eller «Kjøring NM, Jens.pdf»
  3. Kvitteringerfestes på et A4-ark og merkes med bilagsnummer før det scannes
    • Flere bilag/kvitteringer kan godt være på samme side hvis det er plass
    • Navnet på bilaget skal være «Bilag 1», evt. «Bilag 1-3» hvis flere bilag festes sammen.
    • Bankutskrift/betaling i nettbank er ikke gyldig som bilag. Det skal foreligge kvittering fra kjøpet.
    • Bilag som foreligger digitalt (for eksempel flybilletter) lagres som/skrives til pdf, bruk da bilagsnummer som navn på filen.
    • Har du ikke scanner tilgjengelig, skal en mobil-app som «scanner» dokumentet brukes («Office lens», Google docs eller lignende). Disse gir bedre resultat enn rent fotografi. Pass på at scannet er godt leselig.
  4. Send inn skjema og bilag
    • Refusjonsskjema og bilag sendes som PDF
    • Selve skjema merkes med utleggtype, navn på arrangement og ditt navn, for eksempel «Utlegg NM, Einar»
    • Hvis det sendes som flere filer så merk de bilagsnummer, for eksempel «Bilag 1», eller «Bilag 2-4».

Skjema som ikke er riktig fylt ut blir ikke godkjent og sendt i retur!

Sist oppdatert: 13. september 2020