Utgiftsrefusjon

Utgiftsrefusjon

Sist oppdatert: 20. januar 2017

Denne siden omhandler utgiftsrefusjon for frivillige i Norbrygg som har utlegg i forbindelse med arrangement eller reise i Norbrygg-sammenheng.

 

Norbrygg bruker følgende skjema for refusjon av utlegg:

Refusjon av kjøregodtgjørelse og utlegg føres begge i samme skjema. Det er kun hvis du skal ha refundert kjøregodtgjørelse du trenger å oppgi personnummer.

Hvis du er i tvil om du kan få refundert kostnadene til en aktivitet/reise, så sjekk med fylkesstyreleder eller sentralstyret før du pådrar deg noen kostnader. Generelt skal pengebruk godkjennes på forhånd, med mindre annet er avtalt. Retningslinjer for utgifts-refusjon i Norbrygg finnes her.

Alle utgifter skal ha bilag, som regel i form av kvittering. Unntaket er for kjøregodtgjørelse og bompenger.

Hvis du har mulighet, kan du få leverandøren til å sende en faktura til Norbrygg så slipper du å legge ut. Se mer informasjon om fakturering i Fakturainformasjon Norbrygg. Dette arket kan du også gi til leverandøren.

For utlegg som skal refunderes i forbindelse med arbeid i fylkeslag, skal dette sendes til leder i fylkesstyret for godkjenning. Andre utlegg og fakturaer sendes til fakturaalfakrøll, @norbrygg.no. Ledere i fylkesstyret sender sine utlegg direkte til fakturaalfakrøll, @norbrygg.no.

Utbetalinger av utlegg skjer hver 14. dag, henholdsvis rundt den 1. og 15. hver måned.

Fremgang for utfylling og innsending er som følger:

  1. Fyll ut utleggs-skjema.
    • Merk hva utlegget gjelder, samt hvilket prosjekt eller avdeling det skal føres på (hvis du har dette tilgjengelig)
    • Pass på at all informasjon blir med, du trenger kun å føre på personnr. hvis du skal ha refundert kjøregodtgjørelse.
    • Kjørerute og antall kilometer skal noteres i skjemaet hvis dette er akutelt
    • Norbrygg bruker statens satser for trekkfri kjøregodtgjørelse, per 01.01.2017 er det på 3.50 kr/km.
  2. Lagre refusjon-skjema som PDF-fil
    • Navngi filen med hva utlegget gjelder samt ditt navn, for eksempel «Utlegg Publikums Favoritt, Jens.pdf» eller «Kjøring NM, Jens.pdf»
  3. Kvitteringerfestes på et A4-ark og merkes med bilagsnummer før det scannes
    • Flere bilag/kvitteringer kan godt være på samme side hvis det er plass
    • Navnet på bilaget skal være «Bilag 1», evt. «Bilag 1-3» hvis flere bilag festes sammen.
    • Bankutskrift/betaling i nettbank er ikke gyldig som bilag. Det skal foreligge kvittering fra kjøpet.
    • Bilag som foreligger digitalt (for eksempel flybilletter) lagres som/skrives til pdf, bruk da bilagsnummer som navn på filen.
    • Har du ikke scanner tilgjengelig, skal en mobil-app som «scanner» dokumentet brukes («Office lens», Google docs eller lignende). Disse gir bedre resultat enn rent fotografi. Pass på at scannet er godt leselig.
    • Trenger du hjelp til konvertering eller redigering av pdf finnes det websider som fikser dette, sjekk for eksempel ut denne siden.
  4. Send inn skjema og bilag
    • Refusjonsskjema og bilag sendes som PDF
    • Selve skjema merkes med utleggtype, navn på arrangement og ditt navn, for eksempel «Utlegg NM, Einar»
    • Hvis det sendes som flere filer så merk de bilagsnummer, for eksempel «Bilag 1», eller «Bilag 2-4».

Skjema som ikke er riktig fylt ut blir ikke godkjent og sendt i retur!